Meldungen für kurzfristige Beschäftigungen
Kurzfristige Beschäftigungen (§ 8 Absatz 1 Nr. 2 SGB IV) sind sozialversicherungsfrei und begründen keine Mitgliedschaft in der GKV. Zur Sicherstellung, dass kurzfristig Beschäftigte über eine anderweitige Absicherung im Krankheitsfall verfügen, führt der Gesetzgeber ab dem 1. Januar 2022 eine Meldepflicht zur Art der krankenversicherungsrechtlichen Absicherung des Beschäftigten ein.
Die Angabe erfolgt im neuen Feld „Kennzeichen Krankenversicherung (KENN-ZKV)“ bei An- und Kombimeldungen zur Personengruppe 110:
- „1“ Beschäftigter ist gesetzlich versichert
- „2“ Beschäftigter ist privat krankenversichert oder anderweitig abgesichert
Beim GKV-Schutz ist keine Unterscheidung zwischen den Arten der Versicherungen vorzunehmen (Pflichtversicherungen, freiwillige Krankenversicherung, Familienversicherung).
Als privat krankenversichert gilt ein kurzfristig Beschäftigter auch dann, wenn eine andere vergleichbare Absicherung im Krankheitsfall (z. B. Heilfürsorge), oder für die Zeit der Beschäftigung eine private Gruppenversicherung über den Arbeitgeber besteht.
Der Nachweis des Krankenversicherungsschutzes ist vom Arbeitgeber in den Entgeltunterlagen aufzubewahren.
Rückmeldeverfahren für Vorbeschäftigungen
Arbeitgeber haben bislang nicht in allen Fällen Kenntnis darüber, ob kurzfristig Beschäftigte im Kalenderjahr bereits eine weitere kurzfristige Beschäftigung ausüben oder ausgeübt haben. In diesen Fällen kann die Einhaltung der Zeitgrenzen (3 Monate oder 70 Arbeitstage) nicht sicher beurteilt werden.
Die Minjob-Zentrale meldet ab 1. Januar 2022 unverzüglich nach Eingang einer Meldung mit der Personengruppe 110, ob eine weitere kurzfristige Beschäftigung besteht oder im vorausgehenden Zeitraum im Kalenderjahr bestanden haben. Dies erfolgt in der Krankenkassenmeldung mit dem Meldegrund 07. Im Datenbaustein „Rückmeldung bei kurzfristiger Beschäftigung (DBKB)“ erfolgt die Kennzeichnung mit „0 = Nein“ und „1 = Ja“.
Angaben zur Lohnsteuer in Meldungen zur Minijob-Zentrale ab 1. Januar 2022
Arbeitgeber sind zukünftig für Prüfzwecke verpflichtet, in Meldungen zur Minijob-Zentrale für geringfügig Beschäftigte
die Steuernummer des Arbeitgebers und die Steuer-ID des Beschäftigten anzugeben.
Hierzu wird der Datensatz Meldung (DSME) um den Datenbaustein Steuerdaten (DBST) erweitert.
Die Steuernummer des Arbeitgebers und die Steuer-ID des Beschäftigten sind bedingte Mussfelder und zwingend anzugeben, sofern diese Nummern von der Steuerverwaltung bereits vergeben wurden.
Hintergrund hierfür ist, dass Arbeitgeber auch bei der Pauschalierung der Lohnsteuer bei geringfügiger Beschäftigung (§ 40a Abs. 5 EStG) Schuldner sind.
Allein durch die Aufnahme einer geringfügigen Beschäftigung wird keine Steuer-ID für den Beschäftigten vergeben (z. B. Grenzgänger).
Einzelnen Arbeitgebern (z. B. Hausgemeinschaften) wird nicht immer eine Steuer-nummer zugeteilt. Insofern ist die Angabe nur bei Vorhandensein verpflichtend.
Zusätzlich ist im Feld „Besteuerungsart (STEUER-ART)“ einzutragen, ob für diesen Beschäftigten im Meldezeitraum Pausch-steuern an die Minijob-Zentrale gezahlt wurden.
Die Meldepflicht reduziert sich auf Entgeltmeldungen und gilt auch für die Jahresmeldung 2021. Anmeldungen sind von dieser Erweiterung ausgenommen.
Elektronische Anforderung von Arbeitgeberdaten
Das Verfahren sollte ursprünglich zum 1. Januar 2022 starten, wurde nun jedoch zu Gunsten einer zeitgleichen Einführung der zusätzlichen Angabe der Hauptbetriebsnummer in sämtlichen Meldungen auf den 1. Januar 2023 verschoben.
Nach § 28b Absatz 3b SGB IV haben Arbeitgeber dann auf elektronische Anforderung einer Einzugsstelle mit der nächsten Entgeltabrechnung die notwendigen Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos elektronisch zu übermitteln.
Die Anforderung durch die Einzugsstellen erfolgt mit dem Datensatz Krankenkassenmeldung (DSKK) mit Abgabegrund 06.
Die Übermittlung der Angaben und die Mitteilungen über mögliche Änderungen durch die Arbeitgeber erfolgen mit dem Datensatz Arbeitgeberkonto (DSAK) und den Rückmeldegründen 01 und 02.
Die Datenbausteine enthalten unter anderem Angaben zur Wahlerklärung für die Teilnahme am Ausgleichsverfahren U1 - sowie einem möglichen SEPA-Lastschriftmandat.
Auslösende Tatbestände zur Anforderung der notwendigen Angaben zur Errichtung eines Arbeitgeberkontos sind
- die Angabe einer bisher unbekannten Hauptbetriebsnummer in einer Anmeldung,
- die Übermittlung eines Beitragsnachweises mit bisher unbekannter Betriebsnummer.
Eine erneute Anforderung bei vorhandenen Beitragskonten kann seitens der Krankenkassen erfolgen, wenn zwischen dem Zeitpunkt der Schließung des Arbeitgeberkontos und der Wiedereröffnung mindestens ein Kalendermonat liegt.
Eine Erinnerung zur Abgabe des Datensatzes DSAK soll frühestens nach Ablauf der übernächsten Fälligkeit, ausgehend von der ersten Anforderung, erfolgen.
Angabe Hauptbetriebsnummer in allen Meldungen ab 2023
Zur elektronischen Anforderung von Arbeitgeberdaten auf Grundlage eingehender Anmeldungen (§ 28b Absatz 3b SGB IV) muss für die Einzugsstelle ersichtlich sein, ob ein neues Arbeitgeberkonto anzulegen oder die in der Anmeldung angegebene Betriebsnummer einem bestehenden Arbeitgeberkonto zuzuordnen ist.
Diese Unterscheidung ist nur möglich, sofern in der Anmeldung neben der Angabe der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes zusätzlich der Arbeitgeber angegeben wird. Der Arbeitgeber wird im Beitragseinzugsverfahren durch die im Beitragsnachweis angegebene Betriebsnummer identifiziert (Hauptbetriebsnummer /HABBNR).
Zur Umsetzung des Verfahrens zur Anforderung von Arbeitgeberdaten, für weitere Synergieeffekte bei der Planung und Durchführung von Betriebsprüfungen und der Ermittlung fehlender Entgeltmeldungen, ist in allen Meldungen ab dem 1. Januar 2023 die HABBNR zusätzlich anzugeben.
Unternehmensnummer im UV-Meldeverfahren ab 2023
Jedes am Meldeverfahren der Unfallversicherung teilnehmende Unternehmen erhält für das Dialogverfahren ab dem Meldejahr 2023 eine neue Unternehmensnummer (UNR.S).
Diese Unternehmensnummer soll die Mitgliedsnummer ersetzen und wird Ende 2022 automatisch nach erfolgter Stammdatenabfrage im Entgeltabrechnungsprogramm hinterlegt.
Der digitale Lohnnachweis für das Meldejahr 2023 soll dann bereits mit dieser neuen Unternehmensnummer übermittelt werden. Optional wird noch die Verwendung der Mitgliedsnummer (MNR) möglich sein.
Der verbindliche vollständige Wechsel auf Version 2.0 zum digitalen Lohnnachweis mit weiteren geplanten Änderungen ist für das Meldejahr 2024 vorgesehen.
Ausblick Meldeverfahren
Als Reaktion auf eine erstmalige Anmeldung eines Arbeitgebers versenden Einzugsstellen Fragebögen zur Ermittlung erforderlicher Daten für die Einrichtung eines Arbeitgeberkontos. Ab 1. Januar 2022 sollen diese Informationen auf Anforderung der Einzugsstellen elektronisch über das Meldeverfahren vom Arbeitgeber übermittelt werden.
Angabe zur Lohnsteuer bei geringfügig Beschäftigten
Arbeitgeber sind künftig verpflichtet, in Meldungen zur Minijob-Zentrale anzugeben, ob die Lohnsteuer pauschal oder nach individuellen Steuermerkmalen abgerechnet worden ist. Zusätzlich sind steuerrechtliche Ordnungsmerkmale des Arbeitgebers und Arbeitnehmers anzugeben.
Die Meldepflicht reduziert sich auf Entgeltmeldungen; die Anmeldung ist von dieser Erweiterung ausgenommen. Es erfolgt somit lediglich eine nachträgliche Feststellung für einen abgelaufenen Zeitraum, z. B. nach dem Ende der Beschäftigung oder Ablauf eines Kalenderjahres (Entgeltmeldung).
Die Neuregelung gilt zwar ab dem 1. Januar 2021, wird aber erst zum 1. Januar 2022 im Meldeverfahren umgesetzt.
Elektronisches Bescheinigungsverfahren
Die bislang für Arbeitgeber bestehende Möglichkeit zur Nutzung des Bescheinigungsverfahrens BA-BEA zur Übermittlung der Arbeitsbescheinigungen wird verpflichtend zum 1. August 2022 eingeführt. Damit entfällt die bisherige Pflicht der Arbeitgeber, die Arbeitnehmer über die elektronische Übermittlung der Bescheinigung zu informieren bzw. das Recht der Betroffenen, einer elektronischen Übermittlung der Arbeitsbescheinigung zu widersprechen.
Dies gilt auch für das rvBEA-Verfahren, welches bereits ab 1. Januar 2022 verpflichtend für alle Arbeitgeber eingeführt wird – u. a. für die Anforderung der „Gesonderten Meldung“ zur Leistungsgewährung.
Unbedenklichkeitsbescheinigung
Die Unbedenklichkeitsbescheinigungen als Eignungsnachweis des Arbeitgebers finden überwiegend bei Vergabeverfahren von öffentlichen Aufträgen oder Konzessionen sowie im Bereich der Arbeitnehmerüberlassung Verwendung.
Darüber hinaus sind sie als Instrument des Nachweises der Haftungsfreistellung im Zusammenhang mit der sog. Generalunternehmerhaftung im Baugewerbe sowie anderen Branchen (Fleischwirtschaft, Kurier-, Express-und Paketbranche) für die Betriebe und die Träger der Sozialversicherung von besonderer Bedeutung.
Die zuständige Krankenkasse dokumentiert als Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag mit der Unbedenklichkeitsbescheinigung regelmäßig, dass bei ihr ein entsprechendes Arbeitgeberkonto geführt wird, für wie viele gemeldete Arbeitnehmer sie aktuell den Beitrag einzieht, und ob der Arbeitgeber seiner Pflicht zur Beitragsabführung ordnungsgemäß nachkommt.
Zur Vereinheitlichung des Beantragungs- und Ausstellungsverfahrens und zur Verwaltungsentlastung aller Beteiligten, erfolgt ab dem 1. Januar 2022 eine zweistufige Anpassung des Verfahrens.
Im ersten Schritt werden ab Januar 2022 alle Einzugsstellen ein einheitliches Muster verwenden. Aus diesem geht hervor, ob es sich um eine „qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung“ mit einer Wirksamkeit von 3 Monaten, oder um eine „einfache Unbedenklichkeitsbescheinigung“ mit einer Wirkung bis zur nächsten Fälligkeit handelt.
Für eine „qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung“ sind bei der Ausstellung die Verhältnisse der letzten 6 Monate maßgebend.
Im zweiten Schritt ist nach Maßgaben des Online-Zugangsgesetzes die Überführung der einheitlichen Unbedenklichkeitsbescheinigung in ein elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren bis Ende 2022 geplant und soll hier innerhalb der Entgeltabrechnungsumgebung implementiert werden.
rvBEA-Verfahren
Mit Hilfe von rvBEA fordern Rentenversicherungsträger Bescheinigungen beim Arbeitgeber elektronisch an und nehmen Anträge oder Rückantworten entgegen.
Der Pilotbetrieb startete ab 1. Juli 2021 mit den Anwendungsfällen „ZUZA“ (Bescheinigung zum Antrag auf Befreiung von der Zuzahlung) und „BEEG“ (Bescheinigung zum Antrag auf Elterngeld). Hierfür ist für alle Arbeitgeber eine Registrierung erforderlich.
Ab 1. Januar 2022 ist das Verfahren rvBEA für die Arbeitgeber und deren abrechnende Stellen obligatorisch – also verpflichtend. In diesem Zusammenhang haben sie mindestens einmal wöchentlich zu prüfen, ob Anforderungen auf dem Kommunikationsserver hinterlegt sind.
Die Arbeitgeber sollen die abgeholten und quittierten Anforderungen innerhalb eines Arbeitstages beantworten, spätestens aber mit der nächsten Entgeltabrechnung.
ZUZA: Arbeitnehmer, welche eine gewisse Einkommensgrenze unterschreiten, werden von der Zuzahlung in Bezug auf Rehabilitationsleistungen ganz oder teilweise befreit. Die Rentenversicherung prüft die Befreiung, indem bereits abgerechnete Entgelte elektronisch angefordert und vom Arbeitgeber zurückgemeldet werden.
BEEG: Dieses Verfahren soll Eltern die Antragstellung des Elterngeldes vereinfachen. Somit werden Daten, die bereits an anderer Stelle vorliegen, an die zuständigen Behörden weitergeleitet. Die DRV Bund fragt im Auftrag der für das Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz zuständigen Behörden die Entgeltbescheinigungsdaten beim Arbeitgeber elektronisch ab und übermittelt diese an die beauftragende Behörde.
Grundlage für die Datenübermittlung bildet jeweils die Einwilligung der Betroffenen.
Entgeltbescheinigungen für das Elterngeld
Zum Jahreswechsel 2022 plante der Gesetzgeber für die Gewährung des Elterngeldes ein neues Meldeverfahren zwischen den Elterngeldstellen, den Arbeitgebern und den Krankenkassen.
Vorgesehen war unter anderem das bisherige papierbasierte Meldeverfahren zwischen den Elterngeldstellen und den Krankenkassen auf einen elektronischen Datenaustausch umzustellen (§ 203 Abs. 2 SGB V n.F.).
Dieses Verfahren wird nun nach Gesprächen zwischen GKV-Spitzenverband, den Bundesministerien für Gesundheit, sowie für Arbeit und Soziales nicht umgesetzt.
Als Alternative soll bei einer nächstmöglichen Gesetzgebung eine gesetzliche Grundlage geschaffen werden, die Arbeitgeber dazu verpflichtet, den Krankenkassen die vereinbarten Elternzeit-Zeiträume zu melden. Dies geschieht bislang über Papier-Anfragen und dient der Prüfung und Weiterversicherung während der Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses. Hierfür könnte das DEÜV-Meldeverfahren erweitert werden.
Was bleibt, ist das Dialogverfahren über die bereits bestehende rvBEA-Schnittstelle zwischen der Datenstelle der Rentenversicherung und den Arbeitgebern zur Übermittlung von Entgeltbescheinigungen für das Elterngeld (§ 108a Abs. 1 SGB IV).
Die Elterngeldstellen benötigen zur Anspruchsprüfung Angaben zum Einkommen der letzten zwölf Monate vor Geburt in Form von schriftlichen Entgeltbescheinigungen, die bei der Antragstellung einzureichen sind.
Wie zuvor beschrieben, fragt die Datenstelle der Rentenversicherung im Auftrag der Elterngeldstellen, bei erfolgter Einwilligung der Eltern, die erforderlichen Entgeltbescheinigungsdaten bei den auskunftspflichtigen Arbeitgebern ab. Nach Erhalt leitet sie diese an die Elterngeldstelle zur Antragsbearbeitung weiter. Eltern müssen somit ihre Gehaltsnachweise nicht selbst vorlegen.
Arbeitgeber haben die abgefragten Daten unverzüglich, spätestens aber mit der nächsten Entgeltabrechnung zu übermitteln.
Ab 1. Juli 2022 verpflichtendes Verfahren.
Beschäftigte Rentner
Seit Verabschiedung des Flexirentengesetzes im Jahr 2017 tauchen in der Praxis immer wieder Fragen zur Beschäftigung von Rentnern und den beitrags- und melderechtlichen Einstufungen auf. Zudem werden Arbeitgeber bis zum 31.12.2021 über eine befristete Regelung im § 346 Abs. 3 SGB III bei der Beschäftigung von Altersvollrentnern mit erreichter individueller Regelaltersgrenze (RAG) von der Beitragstragung in der Arbeitslosenversicherung entlastet.
Beschäftigte Altersvollrentner nach Erreichen der individuellen Regelaltersgrenze sind in der Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei, sodass lediglich der Arbeitgeber den Beitragsanteil zu tragen und in der Beitragsgruppe die „2“ zu melden hat.
Aus arbeitsmarktpolitischen Gründen wurde zur Förderung der Beschäftigung von Rentnern ein befristeter Entfall des Arbeitgeberanteils vom 01.01.2017 bis 31.12.2021 festgelegt, wonach in der Beitragsgruppe bislang die „0“ zu melden war.
Durch das Ende der zeitlichen Befristung im § 346 Abs. 3 SGB III sind bei laufenden Beschäftigungen zum Jahreswechsel die Änderungen in der Beitragsgruppe mit den Abgabegründen 32/12 zu melden.
Wird eine mehr als geringfügige Beschäftigung ausgeübt, spielt grundsätzlich die Regelaltersgrenze des Arbeitnehmers eine wichtige Rolle bei der Beurteilung. Zur Ermittlung der individuellen RAG bietet die Deutsche Rentenversicherung auf Ihrer Internetseite einen „Rentenbeginnrechner“ an.
Sobald eine Vollrente nach Erreichen der RAG bezogen wird, liegt Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung vor, sodass hier nur der Arbeitgeberanteil anfällt („3“).
Durch den Bezug einer Altersvollrente oder einer vollen Erwerbsminderungsrente ist auch im Bereich der Krankenversicherung durch den fehlenden Anspruch auf Krankengeld der Wechsel auf den ermäßigten Beitragssatz („3“) zu beachten.
Wichtig: Über das Flexirentengesetz besteht die Möglichkeit, eine Teilrente von bis zu 99 Prozent einer Vollrente zu beziehen. Bei Teilrenten ergeben sich nur Auswirkungen im Bereich der Arbeitslosenversicherung nach Erreichen der Regelaltersgrenze.
Fortbestand der Beschäftigung
Ein weiteres in der Praxis wiederkehrendes Thema ist die Anwendung von § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV bei
- rückwirkender Zubilligung einer Erwerbsminderungsrente während des Bezugs von Krankengeld,
- bzw. bei Beginn des Arbeitslosengeldbezuges nach dem Ende des Krankengeldes.
Eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt gilt nicht als fortbestehend, wenn u. a. Krankengeld bezogen wird (§ 7 Abs. 3 Satz 3 SGB IV). Der Arbeitgeber hat daher mit Beginn des Krankengeldbezuges eine Unterbrechungsmeldung mit dem Grund 51 zu übermitteln.
Erfolgt rückwirkend die Zubilligung einer vollen Erwerbsminderungsrente, endet mit Eingang des Rentenbescheides bei der Krankenkasse auch der Krankengeldbezug. Zum Zeitpunkt des Rentenbeginns muss seitens des Arbeitgebers eine rückwirkende Beitragsgruppenänderung gemeldet werden, da mit Beginn der Rente wegen voller Erwerbsminderung der Anspruch auf Krankengeld endet und Versicherungsfreiheit in der Arbeitslosenversicherung eintritt.
Die Zubilligung einer solchen Rente schließt den Fortbestand der entgeltlichen Beschäftigung nach § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV nicht aus. Dies gilt solange das Arbeitsverhältnis weiterhin arbeitsrechtlich besteht, längstens jedoch für einen Monat.
Nach dem Ende des Krankengeldbezugs kommt daher überwiegend ein Fortbestehen des Beschäftigungsverhältnisses in Betracht. Endet das Arbeitsverhältnis arbeitsvertraglich durch den Rentenbezug zum Monatsletzten nach Eingang des Rentenbescheides (Tarifvertrag/Betriebsvereinbarung), endet auch die Wirkung des § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV vorzeitig.
Die Abmeldung der Beschäftigung ist bei Anwendung der Fortbestandsregelung mit dem Grund 34 vorzunehmen.
Wichtig: Bei Ende des Krankengeldbezuges aufgrund der Aussteuerung und anschließendem Bezug von Arbeitslosengeld findet dagegen § 7 Abs. 3 Satz 1 SGB IV keine Anwendung. Hier muss eine Abmeldung mit dem Grund 30 zum Ende des Krankengeldbezuges erfolgen.