Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlichte am 13. April 2021 ein Anwendungsschreiben zur Abgrenzung zwischen Geldleistung und Sachbezug mit Gültigkeit ab 1. Januar 2020.
Demnach sind zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen, Geldsurrogate und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, grundsätzlich keine Sachbezüge.
Jedoch werden zweckgebundene Gutscheine oder entsprechende Geldkarten als Sachbezug gesetzlich definiert. Voraussetzung ist, dass diese ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen beim Arbeitgeber aus der eigenen Produktpalette oder einem Dritten berechtigen. Sie müssen zudem ab 1. Januar 2022 die Kriterien des § 2 Absatz 1 Nr. 10 Zahlungsdienstaufsichtsgesetz erfüllen.
Hierzu gehören z. B. Akzeptanzverträge (Ladenketten inkl. Internetshop, Einkaufsverbünde) Geschenkkarten, Tankgutscheine, vom Arbeitgeber selbst ausgestellte Gutscheine (direkte Abrechnung mit Arbeitgeber) Fitness-
leistungen, Zeitschriften, Bekleidung.
Die 44-Euro-Freigrenze erhöht sich ab dem 1. Januar 2022 auf 50 Euro. Sie ist nur anwendbar, wenn die Leistungen zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Der steuerliche Vorteil ist bei Gehaltsverzicht oder -umwandlungen ausgeschlossen. Ein Sachbezug liegt auch dann nicht vor, wenn Arbeitnehmer anstelle des Sachbezugs eine Geldleistung verlangen können.
Bei pauschalierungsfähigen Beiträgen für eine Unfallversicherung und im Rahmen der betrieblichen Altersversorgung scheidet die Anwendung der Freigrenze aus.
Zu den Sachbezügen gehören u. a. Kranken-, Krankentagegeld- oder Pflege- und Unfallversicherungsschutz bei Abschluss und Beitragszahlung durch den Arbeitgeber sowie Essensmarken bzw. Zuschüsse zu Mahlzeiten.
Der Zufluss erfolgt mit dem Zeitpunkt der Hingabe für die Einlösung bei Dritten ansonsten mit Einlösung beim Arbeitgeber. Vom Arbeitgeber getragene Gebühren stellen keinen geldwerten Vorteil dar.
Es werden jedoch bis 31. Dezember 2021 keine Leistungen beanstandet, die die Kriterien nicht erfüllen.
Firmenfitnessprogramm: Der Bundesfinanzhof (BFH) entschied mit Urteil 59/2020 am 17. Dezember 2020, dass die 44-Euro-Freigrenze für Sachbezüge auch gilt, wenn Arbeitnehmer auf Kosten ihres Arbeitgebers an einem Firmenfitnessprogramm teilnehmen können.
Der Arbeitgeber erwarb in verschiedenen Fitnessstudios einjährige Trainingslizenzen, für monatlich 42,25 Euro zzgl. Umsatzsteuer, die teilnehmenden Arbeitnehmer leisteten einen Eigenanteil von 16 Euro bzw. 20 Euro. Der Arbeitgeber ließ die Sachbezüge bei der Lohnbesteuerung außer Ansatz. Das Finanzamt vertrat die Auffassung, den Arbeitnehmern sei die Möglichkeit, „quasi in einer Summe“ zugeflossen, weshalb die 44-Euro-Freigrenze überschritten sei.
Nach Auffassung des BFH ist der geldwerte Vorteil als laufender Arbeitslohn monatlich zugeflossen. Der Arbeitgeber habe sein vertragliches Versprechen, unabhängig von seiner eigenen Vertragsbindung, monatlich fortlaufend durch Einräumung der tatsächlichen Trainingsmöglichkeit erfüllt. Unter Berücksichtigung der geleisteten Eigenanteile wurde
die 44-Euro-Freigrenze eingehalten.
Firmenfahrzeuge: Die Überlassung eines betrieblichen PKW zur Privatnutzung führt zum Zufluss von Arbeitslohn, welcher entweder nach der Fahrtenbuchmethode oder 1 %-Regelung zu bewerten ist. Zahlen Arbeitnehmer hierfür ein Nutzungsentgelt oder tragen einzelne Kosten, mindert dies den geldwerten Vorteil.
Zahlungen, die Arbeitnehmer für die außerdienstliche Nutzung zeitraumbezogen leisten, sind bei der Bemessung des geldwerten Vorteils auf den Zeitraum, für den sie geleistet werden, gleichmäßig zu verteilen und monatlich vorteilsmindernd zu berücksichtigen.
Dies gilt lt. BFH entgegen der Auffassung der Finanzverwaltung auch bei Zuzahlungen der Arbeitnehmer zu den Anschaffungskosten. Es ist deshalb nicht zu beanstanden, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Zahlungsweise und die sachliche (z. B. Kraftstoff, Wartung, Versicherung) oder zeitliche Aufteilung festlegen, sofern diese ernstlich gewollt ist und den wirtschaftlichen Gegebenheiten nicht widerspricht.
Übersteigen die Eigenleistungen des Arbeitnehmers den privaten Nutzungsvorteil, führt der übersteigende Betrag weder zu negativem Arbeitslohn noch zu Werbungskosten.
Im Rahmen der Corona-Pandemie rückt die Arbeit im Homeoffice in den Fokus und damit auch die Erstattung der daraus entstehenden Kosten. Überlassen Arbeitgeber den Arbeitnehmern Arbeitsmittel unentgeltlich und ist die private Nutzung ausgeschlossen, liegt kein Arbeitslohn vor. Die Arbeitsmittel müssen im Eigentum des Arbeitgebers verbleiben.
Bei privater Mitbenutzung hingegen liegt steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn vor. Allerdings besteht nach § 3 Nr. 45 EStG bei betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten Steuerfreiheit.
Barzuschüsse für Internetkosten sind nicht steuerfrei, können jedoch mit 25 Prozent pauschal besteuert werden. Voraussetzung ist ein Nachweis über die tatsächlichen Kosten. Nach Vorlage einer Rechnung können Arbeitgeber 20 Prozent der Telefonkosten - höchstens 20 Euro monatlich - erstatten.
Die Erstattung von Aufwendungen für Arbeitsmittel der Arbeitnehmer sowie Übereignung dieser stellt steuerpflichtigen Arbeitslohn dar. In diesen Fällen können Arbeitnehmer Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen. Alternativ besteht die Möglichkeit der Pauschalbesteuerung des Arbeitgebers mit 25 Prozent.
Für die Jahre 2020 und 2021 wurde die Homeoffice-Pauschale in Höhe von fünf Euro je Kalendertag – höchstens 600 Euro im Jahr eingeführt. Eine Erstattung dieser Pauschale durch den Arbeitgeber kommt nicht Betracht.
Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Vermietung des Arbeitszimmers und liegt dies im wesentlichen Interesse des Arbeitnehmers stellt die Leistung Arbeitslohn dar. Bei einer Vereinbarung im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers handelt es sich um Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung.
Wir empfehlen die Einzelheiten zur Überlassung von Arbeitsmitteln und Kostenerstattungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich zu regeln.