Bei Eintritt der Versicherungspflicht oder bei einem Krankenkassenwechsel haben Arbeitnehmer der zu Meldung verpflichteten Stelle (Arbeitgeber) unverzüglich Angaben über die gewählte Krankenkasse zu machen. Dies kann zukünftig formlos erfolgen und bedarf keiner speziellen Mitgliedsbescheinigung mehr!
Stattdessen erhalten Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2021 nach erfolgter Anmeldung eines Arbeitnehmers mit dem Grund 10, 11 oder 40 eine elektronische Rückmeldung über den Datensatz „Krankenkassenmeldung – DSKK“ im Datenbaustein „DBMB“ über das Bestehen der Mitgliedschaft. Die Rückmeldung erfolgt unabhängig vom gemeldeten Krankenversicherungsstatus und dient als Nachweis über die bestehende Mitgliedschaft.
Zusätzlich wird der Zeitpunkt des Beginns der Mitgliedschaft aufgrund der Aufnahme der Beschäftigung oder des Krankenkassenwechsels angegeben. Die Angabe entspricht grundsätzlich dem Beginn in der Anmeldung.
Bei einem Krankenkassenwechsel (Anmeldung Grund 11) kann die Rückmeldung ein in der Zukunft liegendes Datum im Feld „Zeitraum Beginn Mitgliedschaft“ enthalten, sofern z. B. die Mitgliedschaft zu einem späteren Zeitpunkt aufgrund der noch nicht abgelaufenen Bindefrist bei dieser Krankenkasse beginnt. Gleichzeitig enthält der Datenbaustein ein Kennzeichen-Storno mit „J“.
In diesen Fällen sind die Ab- und Anmeldung zu stornieren und zu dem in der Rückmeldung angegebenen Datum erneut abzugeben. Eine Änderung der Meldung durch die Krankenkasse nach § 98 Abs. 2 SGB IV ist in diesen Fällen ausgeschlossen.
Sofern der Arbeitgeber die Information erhält „Mitgliedschaft besteht nicht“ und das Kennzeichen-Storno ein „J“ enthält, muss die Anmeldung storniert und erneut an die dann zu ermittelnde zuständige Krankenkasse gemeldet werden.
Bestand bei der Krankenkasse bislang keine Mitgliedschaft, aber eine Familienversicherung, enthält die Rückmeldung unter „Zeitraum Beginn Mitgliedschaft“ ein Datum aus der Anmeldung und das Kennzeichen-Storno „N“, sodass eine Stornierung in diesen Fällen nicht erforderlich wird.
Durch das MDK-Reformgesetz ist eine Koppelung einer rechtzeitigen Information innerhalb der 2-monatigen Kündigungsfrist an die zur Meldung verpflichtete Stelle an die Wirksamkeit der Kündigung ab dem 1. Januar 2021 nicht mehr vorgesehen.
Sofern es im Einzelfall zu einer verspäteten Mitteilung des Mitglieds an seinen Arbeitgeber über den durchgeführten Krankenkassenwechsel im Kündigungsverfahren kommen sollte, vollzieht sich der Krankenkassenwechsel dennoch zum angestrebten Termin.
Die zur Meldung verpflichteten Stellen müssen bei Bedarf die notwendigen Korrekturen (bei Arbeitgebern z. B. in den Entgeltabrechnungen und Beitragsnachweisen) vornehmen, sowie die erforderlichen Ab- und Anmeldungen rückwirkend nachholen.
Da in der Praxis die Krankenkassen den Eingang der Meldungen nach Maßgabe des
§ 98 Abs. 1 Satz 3 SGB IV regelmäßig überwachen, wird überwiegend die fehlende Mitteilung eines Krankenkassenwechsels gegenüber der zur Meldung verpflichteten Stelle nachträglich durch die zuständige Krankenkasse erfolgen.
Nach Eingang der übermittelten Anmeldung mit Grund 11 erfolgt abschließend die elektronische Bestätigung der Mitgliedschaft über den Datenbaustein „DBME“.
Achtung: Beim sofortigen Wahlrecht hat die entsprechende Information weiterhin rechtzeitig innerhalb von 14 Tagen nach Eintritt der Versicherungspflicht gegenüber der zur Meldung verpflichteten Stelle zu erfolgen.
Liegt diese Information nicht vor, ist der Versicherte bei der Krankenkasse anzumelden, bei der er zuletzt versichert war (Mitgliedschaft oder Familienversicherung).
Hinweis: Das elektronische Verfahren gilt nicht für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer.
Bestehende papiergebundene Mitgliedschaftsbestätigungen verlieren zum 1. Januar 2021 nicht ihre Gültigkeit und sind weiterhin aufzubewahren.
Anforderung fehlende Jahresmeldung
Arbeitgeber haben für jeden am 31. Dezember eines Jahres versicherungspflichtig Beschäftigten mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des folgenden Jahres, eine Jahresmeldung mit Grund 50 zu erstatten (§ 10 DEÜV).
Fehlende Jahresmeldungen werden aktuell von den Einzugsstellen mit einem manuellen Schreiben bei den Arbeitgebern angemahnt. Die papiergebundene Anforderung von ca. 700.000 fehlenden Jahresmeldungen führt bei den Krankenkassen zu vermeidbaren Kosten. Vor diesem Hintergrund wird das Verfahren ab 1. Januar 2021 digitalisiert.
Die elektronische Anforderung erfolgt personenbezogen und einmalig mit Angabe des Kalenderjahres, für das die Jahresmeldung zu übermitteln ist. Dies erfolgt über den Datensatz „Krankenkassenmeldung – DSKK“ und dem Datenbaustein „DBAM“.
Nach Eingang der elektronischen Anforderung ist die fehlende Jahresmeldung spätestens mit der nächsten Entgeltabrechnung abzugeben.
Sofern Arbeitgeber nicht reagieren, erfolgt die weitere Korrespondenz außerhalb des elektronischen Meldeverfahrens.
Ausnahmen: Fehlende Jahresmeldungen für geringfügig Beschäftigte werden weiterhin ausschließlich in Papierform angefordert. Außerdem gilt dieses Verfahren nicht für fehlende Jahresmeldungen zur Unfallversicherung (Grund 92).
Ausblick: Sofern sich das Verfahren etabliert, wird die Ausweitung auf weitere Meldetatbestände geprüft.
Entfall Mehrfachkennzeichen
In der Praxis bestand seit vielen Jahren Unsicherheit über die richtige Verwendung des Kennzeichens „Mehrfachbeschäftigung“.
Das Merkmal wird inzwischen nicht mehr benötigt, da bei Überschneidungen von Entgeltmeldungen seit 2015 die „GKV-Monatsmeldung“ zur Prüfung der Mehrfachbeschäftigungen angefordert wird.
Das Kennzeichen wurde daher aus dem DEÜV-Meldeverfahren zum 1. Januar 2021 entfernt.
Ausblick Meldeverfahren
Als Reaktion auf eine erstmalige Anmeldung eines Arbeitgebers versenden Einzugsstellen Fragebögen zur Ermittlung erforderlicher Daten für die Einrichtung eines Arbeitgeberkontos. Ab 1. Januar 2022 sollen diese Informationen auf Anforderung der Einzugsstellen elektronisch über das Meldeverfahren vom Arbeitgeber übermittelt werden.
Angabe zur Lohnsteuer bei geringfügig Beschäftigten
Arbeitgeber sind künftig verpflichtet, in Meldungen zur Minijob-Zentrale anzugeben, ob die Lohnsteuer pauschal oder nach individuellen Steuermerkmalen abgerechnet worden ist. Zusätzlich sind steuerrechtliche Ordnungsmerkmale des Arbeitgebers und Arbeitnehmers anzugeben.
Die Meldepflicht reduziert sich auf Entgeltmeldungen; die Anmeldung ist von dieser Erweiterung ausgenommen. Es erfolgt somit lediglich eine nachträgliche Feststellung für einen abgelaufenen Zeitraum, z. B. nach dem Ende der Beschäftigung oder Ablauf eines Kalenderjahres (Entgeltmeldung).
Die Neuregelung gilt zwar ab dem 1. Januar 2021, wird aber erst zum 1. Januar 2022 im Meldeverfahren umgesetzt.
Elektronisches Bescheinigungsverfahren
Die bislang für Arbeitgeber bestehende Möglichkeit zur Nutzung des Bescheinigungsverfahrens BA-BEA zur Übermittlung der Arbeitsbescheinigungen wird verpflichtend zum 1. August 2022 eingeführt. Damit entfällt die bisherige Pflicht der Arbeitgeber, die Arbeitnehmer über die elektronische Übermittlung der Bescheinigung zu informieren bzw. das Recht der Betroffenen, einer elektronischen Übermittlung der Arbeitsbescheinigung zu widersprechen.
Dies gilt auch für das rvBEA-Verfahren, welches bereits ab 1. Januar 2022 verpflichtend für alle Arbeitgeber eingeführt wird – u. a. für die Anforderung der „Gesonderten Meldung“ zur Leistungsgewährung.
Ab 2022 plant der Gesetzgeber für die Gewährung des Elterngeldes neue Meldeverfahren zwischen den Elterngeldstellen, den Arbeitgebern und den Krankenkassen als einen weiteren Schritt zur Digitalisierung von Verwaltungsverfahren.
Mit rvBEA existiert bereits ein Dialogverfahren, mit dem die Rentenversicherung bei derzeit freiwillig teilnehmenden Arbeitgebern Entgeltbescheinigungsdaten elektronisch abfragen kann. Ab 1. Januar 2022 wird dieses Verfahren verpflichtend eingeführt.
Aktuell benötigen die Elterngeldstellen zur Anspruchsprüfung Angaben zum Einkommen der letzten zwölf Monate vor Geburt in Form von schriftlichen Entgeltbescheinigungen, die bei der Antragstellung einzureichen sind.
Der Gesetzentwurf sieht vor, dass zukünftig Elterngeldstellen die Arbeitgeber über rvBEA zur Abgabe von Entgeltdaten auffordern. Die Rückantworten erfolgen dann ebenfalls über das Verfahren der Rentenversicherung.
Zusätzlich wird das bisherige papierbasierte Meldeverfahren nach § 203 SGB V zwischen den Elterngeldstellen und den Krankenkassen auf einen elektronischen Datenaustausch umgestellt.
Die Zahlung von Mutterschaftsgeld ab Geburt eines Kindes wird beim Elterngeld angerechnet. Durch ein neues Meldeverfahren soll der Elterngeldstelle der Zeitraum des Mutterschaftsgeldbezuges elektronisch durch die Krankenkasse mitgeteilt werden.
Die zuständige Krankenkasse benötigt die Information über die Dauer des Elterngeldbezuges zur Weiterführung des Versicherungsschutzes – die Mitgliedschaft Versicherungspflichtiger bleibt während des Bezugs von Elterngeld beitragsfrei. Die Elterngeldstelle hat daher ebenfalls elektronisch unverzüglich den Beginn und das Ende der Zahlung an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln.
Abzuwarten bleibt, ob zukünftig Arbeitgeber den kompletten Zeitraum der vereinbarten Elternzeit über das DEÜV-Meldeverfahren an die Krankenkassen übermitteln müssen, wodurch die derzeitigen Papier-Anfragen der Krankenkassen ebenfalls wegfallen könnten.
Das elektronische Meldeverfahren zur Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) sollte ursprünglich zum 1. Januar 2021 verpflichtend eingeführt werden. Zur Sicherstellung, dass alle Beteiligten technisch am Verfahren teilnehmen können, stimmte das Bundesgesundheitsministerium (BMG) auf Anraten der kassenärztlichen Bundesvereinigung einer Verschiebung auf den 1. Oktober 2021 zu.
Behandelnde Ärzte und Einrichtungen müssen die eAU ab diesem Zeitpunkt über die vorhandene Telematikinfrastruktur direkt an die zuständige Krankenkasse übermitteln. Die Verpflichtung im Rahmen des Terminservice- und Versorgungsgesetzes besteht für Ärzte, die an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen.
Für die digitale Übermittlung der Ausfertigung an den Versicherten können – soweit vorhanden – z. B. Versichertenportale, Apps und die neue elektronische Patientenakte genutzt werden. Die Anwendung für die Versicherten ist freiwillig, sodass auf absehbare Zeit weiterhin auch ein Ausdruck des Musters 1c durch die Arztpraxis möglich sein wird.
Zum 1. Januar 2022 werden Krankenkassen dann verpflichtet, aus den vorliegenden AU-Daten eine Meldung zum Abruf für die Arbeitgeber zu erzeugen. Bei Anfrage über das Datenaustauschverfahren DTA EEL (Elektronische Entgeltersatzleistung) dürfen zukünftig neben den übermittelten AU-Zeiträumen auch die vorliegenden Zeiten von stationären Krankenhausaufenthalten sowie die Angabe, ob es sich um einen Unfall bzw. Unfallfolgen handelt, zur Prüfung des arbeitsrechtlichen Anspruchs auf Entgeltfortzahlung übermittelt werden.
Das 7. SGB IV-Änderungsgesetz ermöglicht eine vorgeschaltete Pilotphase des eAU-Verfahrens zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen ab dem 1. Juli 2021.
Die Verpflichtung des Arbeitnehmers zur Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung beim Arbeitgeber soll zeitversetzt dann erst am 31. Dezember 2022 enden.