BAG-Urteil zu Gehaltsabrechnungen: Papierverzicht ist rechtlich zulässig
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat entschieden, dass Arbeitgeber Gehaltsabrechnungen ausschließlich in digitaler Form bereitstellen dürfen, wodurch der Versand auf Papier nicht mehr erforderlich ist. Laut Gewerbeordnung sind Arbeitgeber verpflichtet, ihren Mitarbeitenden Gehaltsabrechnungen in Textform zur Verfügung zu stellen (§ 108 Abs. 1 Satz 1 GewO). Dies schließt auch elektronische Dokumente ein, die über passwortgeschützte Postfächer abgerufen werden können.
Eine Verkäuferin aus dem Einzelhandel war mit dieser Regelung nicht einverstanden und klagte, da sie ihre Gehaltsabrechnungen weiterhin auf dem Postweg erhalten wollte. Zunächst gab das Landesgericht ihr recht und stellte fest, dass die Bereitstellung in einem Online-Portal nicht ausreichend sei.
In der Revision vor dem BAG hatte der Arbeitgeber jedoch Erfolg (BAG-Urteil v. 28.01.2025, Az. 9 AZR 48/24). Das BAG entschied, dass digitale Gehaltsabrechnungen über Mitarbeiterpostfächer die Anforderungen an die Textform erfüllen. Beschäftigte haben in diesem Zusammenhang eine Holschuld, was bedeutet, dass der Arbeitgeber nicht für den Zugang der Abrechnungen verantwortlich ist. Es genügt, wenn die Abrechnungen digital zum Abruf bereitgestellt werden.
Wichtig ist, dass auch Mitarbeitende ohne privaten Online-Zugang die Möglichkeit haben, die Dokumente einzusehen und auszudrucken, beispielsweise direkt im Betrieb.
Quelle: BAG-Urteil v. 28.01.2025, Az. 9 AZR 48/24; LAG Niedersachsen v. 16.01.2024, Az. 9 Sa 575/23