Homeoffice: Wichtige Hinweise zum Datenschutz
Ein verantwortungsvoller Umgang mit Daten ist entscheidend, nicht nur im Büro, sondern auch im Homeoffice. Personenbezogene Daten müssen gemäß Artikel 5 Abs. 1 Buchstabe f der DSGVO vor unbefugter Verarbeitung sowie vor unbeabsichtigtem Verlust, Zerstörung oder Beschädigung geschützt werden. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um Datenschutzverletzungen im Homeoffice zu vermeiden.
Wichtige Punkte, die zu beachten sind:
1. Nutzung von Hard- und Software: Im Homeoffice dürfen ausschließlich die vom Arbeitgeber bereitgestellten Geräte und Software verwendet werden. Dies betrifft nicht nur den Laptop oder PC, sondern auch die Speicherung von Dokumenten. Private Speichermedien wie lokale Festplatten oder ungesicherte USB-Sticks sind nicht zulässig. Die Speicherung muss auf den Servern oder der Hardware des Arbeitgebers erfolgen. Ein VPN-Zugang ist wichtig, um sicher auf die IT-Infrastruktur des Unternehmens zugreifen zu können. Wenn eine lokale Speicherung unvermeidlich ist, sollten personenbezogene Daten unbedingt verschlüsselt werden und schnellstmöglich auf die Systeme des Arbeitgebers übertragen werden.
2. Drucken von Dokumenten: Das Ausdrucken von Dokumenten sollte auf das notwendige Minimum beschränkt werden. Ausgedruckte Unterlagen sind sofort nach ihrem Verwendungszweck zu vernichten. Wenn keine datenschutzkonformen Aktenvernichtungsgeräte zur Verfügung stehen, sollten sensible Ausdrucke zur Vernichtung ins Büro gebracht werden. Das Wegwerfen solcher Dokumente im Hausmüll ist nicht erlaubt.
3. Zugang zu Daten: Im Homeoffice muss sichergestellt sein, dass nur die Mitarbeitenden Zugang zu personenbezogenen Daten haben. Familienmitglieder oder Mitbewohner dürfen keine Einsicht in diese Daten erhalten. Es wird empfohlen, in einem Raum zu arbeiten, der für Dritte nicht zugänglich ist. Bildschirme sollten so positioniert werden, dass sie nicht von Personen, die den Raum betreten, eingesehen werden können. Bei Verlassen des Raumes sollte der Laptop oder PC entweder ausgeschaltet oder mit einer passwortgeschützten Bildschirmsperre gesichert werden.
4. Meldung von Datenschutzvorfällen: Datenschutzvorfälle, insbesondere unbefugte Zugriffe auf personenbezogene Daten, sind umgehend dem betrieblichen Datenschutzbeauftragten zu melden. Dieser entscheidet über das weitere Vorgehen, einschließlich möglicher Meldepflichten gegenüber Datenschutzbehörden und betroffenen Personen.
5. Richtlinien und Datenschutzfolgeabschätzung: Um die Einhaltung des Datenschutzes zu gewährleisten, sollten Mitarbeitende eine klare Richtlinie zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Homeoffice erhalten. Je nach Sensibilität der Daten kann es für den Arbeitgeber erforderlich sein, vor der Entsendung der Mitarbeitenden ins Homeoffice eine Datenschutzfolgeabschätzung durchzuführen.
Durch die Beachtung dieser Punkte können Sie einen sicheren und datenschutzkonformen Arbeitsablauf im Homeoffice gewährleisten.