Homeoffice: Was für Zeiterfassung und Pausen gilt
Viele Beschäftige arbeiten inzwischen regelmäßig in den eigenen vier Wänden. Nach dem Arbeitszeitgesetz gelten hier Pausen grundsätzlich genauso wie im Unternehmen. Welche Pflichten gelten bei den Pausen? Was unterscheidet Ruhepausen von der Ruhezeit? Wie ist die Zeiterfassung zu handhaben? Was Arbeitgeber wissen müssen.
Arbeiten in den eigenen vier Wänden bringt die Gefahr mit sich, dass Beschäftigte ohne Pause durcharbeiten. Kein Wunder, die gelernten Routinen aus dem Betrieb entfallen – etwa die Kaffeepausen oder das gemeinsame Mittagessen in der Kantine. Doch was Unternehmen wissen müssen: Ob Arbeit im Homeoffice oder im Betrieb – für Pausen und Ruhezeiten sind die gesetzlichen Vorgaben gleich. Ob diese eingehalten werden, ist vom Arbeitgeber zu überprüfen. Eine betriebliche Zeiterfassung für das Arbeiten im Homeoffice hat sich jedoch erst in wenigen Unternehmen etabliert, wie eine Studie des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts der Hans-Böckler-Stiftung herausgefunden hat. Dabei zeigt sich: Werden die Arbeitszeiten im Homeoffice erfasst, machen die Beschäftigte weniger Überstunden und erholen sich in ihrer freien Zeit besser.
Was das Arbeitszeitgesetz verlangt
Welche Pflichten gelten? Arbeitgeber sind laut Arbeitszeitgesetz (§ 4 ArbZG) verpflichtet, ihren Arbeitnehmenden Ruhepausen zu gewähren. Eine genaue Definition des Begriffs Ruhepause ist allerdings nicht formuliert. Allgemein versteht man darunter aber eine Arbeitsunterbrechung, die der Arbeitnehmende nach eigenen Vorstellungen verbringen darf und währenddessen nicht zur Arbeitsleistung herangezogen werden kann. Die Dauer der Pause muss genau festgelegt sein: Bei einer Arbeitszeit von über sechs Stunden sind es 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Diese Arbeitsunterbrechungen lassen sich auch in andere Zeitabschnitte aufteilen, die dann aber mindestens 15 Minuten betragen müssen. Die Pausen müssen laut Gesetz im Vorhinein feststehen. Allerdings reicht ein gewisser Zeitraum – meist die übliche Arbeitszeit – in dem sie genommen werden. Was nicht möglich ist: auf die Pause zu verzichten und deshalb früher zu gehen.
Anders als die Ruhepause ist die Betriebspause definiert: Dabei handelt es sich laut Gesetz um eine überraschende technisch begründete Arbeitszeitunterbrechung, die im Gegensatz zur Ruhepause zur Arbeitszeit zählt. Arbeitgeber sind daher auch verpflichtet, Beschäftigte während dieser Zeit regelmäßig zu bezahlen.
Die Begriffe „Ruhezeit“ und „Ruhetag“
Die Ruhezeit ist ein weiterer Begriff des ArbZG, der vor allem im Zusammenhang mit Digitalisierung und Arbeitswelt 4.0 immer wieder diskutiert wird. Ruhezeit steht für die Zeit zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des darauffolgenden Arbeitstages. Zwischen zwei aufeinanderfolgenden Arbeitstagen muss demnach ausreichend Zeit liegen, in der sich Beschäftigte erholen können – im Regelfall elf Stunden ohne Unterbrechung (§ 5 ArbZG).
Einen wöchentlichen Ruhetag sieht § 9 des Arbeitszeitgesetzes vor: Darin geregelt ist das Verbot der Sonntagsarbeit. Ausnahmen gibt es (§ 10), zum Beispiel für Not- und Rettungsdienste, Krankenhäuser oder Gaststätten. Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat zuletzt aus der EU-Arbeitszeitrichtlinie abgeleitet, dass ein Ruhetag spätestens nach zwölf Tagen einzuräumen ist.
Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft: Was hier für Pausen gilt
Bei einem Bereitschaftsdienst, das heißt, wenn sich Arbeitnehmende an einem vom Arbeitgeber bestimmten Ort bereithalten müssen, handelt es sich um Arbeitszeit. Anders ist es bei der Rufbereitschaft, bei der der Aufenthaltsort vom Arbeitgeber nicht vorgegeben wird. Diese Zeit ist prinzipiell nicht als Arbeitszeit zu werten. Wichtig aber: Laut EuGH ist auch die zeitliche Komponente bei der Abgrenzung zwischen Rufbereitschaft und Bereitschaftsdienst zu beachten. Daher lässt sich die Rufbereitschaft mit der Ruhezeit vereinbaren. Tritt jedoch der Fall des Abrufs ein, so hat sich der Arbeitnehmende wie beim Bereitschaftsdienst auch anschließend elf Stunden auszuruhen, da die Ruhezeit nicht unterbrochen werden darf. Allerdings: Auch hier gibt es Ausnahmen, etwa für bestimmte Betriebe wie Krankenhäuser oder Gaststätten. Das heißt, in solchen Betrieben kann die Ruhezeit unter bestimmten Voraussetzungen verkürzt werden (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Auch durch die Tariföffnungsklausel sind Abweichungen möglich. So sind die Tarifvertragsparteien berechtigt, Abweichungen von den gesetzlichen Regelungen zu Ruhepausen und Ruhezeiten zu vereinbaren (§ 7 ArbZG). Beispiel: Schichtbetrieb-Kurzpausen von fünf Minuten am Ende jeder vollen Stunde.
Sonderregeln bei Jugendlichen
Pausenregelungen für Jugendliche sind ein besonderer Fall: Allen Jugendlichen sind im Voraus feststehende Ruhepausen von angemessener Dauer zu gewähren – eine Arbeitsunterbrechung von mindestens 15 Minuten. Die Regeln konkret: Bei einer Arbeitszeit von über viereinhalb bis zu sechs Stunden gelten mindestens 30 Minuten Ruhepause, bei mehr als sechs Stunden mindestens 60 Minuten. Diese Ruhepausen dürfen frühestens eine Stunde nach Beginn und müssen spätestens eine Stunde vor Arbeitszeitende gewährt werden. Ohne Pause dürfen Jugendliche nicht länger als viereinhalb Stunden beschäftigt werden. An Berufsschultagen sind diese viereinhalb Stunden inklusive der Pausen anzurechnen. Diese Mindestanforderungen an den Umfang der Pausen sind allerdings dann zu verlängern, wenn dies aufgrund der Belastung durch die Tätigkeit oder mit Rücksicht auf die Gesundheit des Jugendlichen erforderlich ist.
Homeoffice: Überprüfungspflicht für Arbeitgeber
Auch die Tätigkeit der Mitarbeitenden im Homeoffice entbindet den Arbeitgeber wie schon erwähnt nicht von den bekannten arbeitsrechtlichen Verpflichtungen. Er darf das Einhalten der Arbeitszeiten nicht nur überprüfen, er ist sogar verpflichtet, dies zu tun. Das impliziert auch, dass er überprüft und sicherstellt, dass die rechtlichen Vorgaben zur Arbeitszeit eingehalten werden. Ist kein elektronisches Zeiterfassungssystem implementiert, das aus dem Homeoffice nutzbar ist, bietet sich das händische Erfassen – etwa mittels Excel-Listen – an. Hier pflegt der Arbeitnehmende Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen ein. Die Liste muss er zu regelmäßigen Zeiten zwecks Kontrolle an seinen Vorgesetzten oder seine Vorgesetzte übersenden. Das hat allerdings nicht unbedingt Auswirkungen auf die Überstunden im Homeoffice: Laut der Studie des Hans-Böckler-Instituts leisten Beschäftigte im Homeoffice ohne Zeiterfassung besonders viele Überstunden – nämlich 3,5 Stunden bei einer Vollzeitstelle. Dokumentieren sie hingegen ihre Homeoffice-Zeit selbst, reduziert sich die Mehrarbeit auf drei Stunden. Dokumentiert das Unternehmen die Arbeitszeit, belaufen sich die Überstunden auf zwei Stunden.