Personalakte: Wann verliert eine Abmahung ihre Gültigkeit?
Kürzlich entschied das Bundesarbeitsgericht, dass die Abmahnung einer Pflegekraft aufgrund eines fehlenden Impfnachweises nicht rechtmäßig war. Es stellt sich hierbei die grundsätzliche Frage, wann Beschäftigte die Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte verlangen können?
Beim erwähnten Beispiel zur Abmahnung einer Pflegekraft lag ein solcher Fall vor: Der Eintrag musste aus der Personalakte wieder entfernt werden, da das Bundesarbeitsgericht entschied, dass dieser zu Unrecht erfolgte weil die Pflegekraft, während einer einrichtungsbezogenen Impfpflicht, keinen Impfnachweis erbringen konnte.
Wann muss eine Abmahnung aus der Personalakte gelöscht werden? Grundsätzlich haben Beschäftigte das Recht, unrichtige Einträge berichtigen oder löschen zu lassen. Eine unrichtige Abmahnung muss der Arbeitgeber also entfernen.
Im Gegensatz zu einer zu Recht erteilten Abmahnung: Grundsätzlich gibt es hier keine Verjährung, das heißt sie bleibt bestehen und verliert auch nicht, wie oft angenommen, nach zwei Jahren ihre Gültigkeit. Es existiert also kein Verfallsdatum, nach welchem Abmahnungen aus Personalakten entfernt werden müssen.
Eine rechtswidrige Abmahnung liegt vor, wenn
- unrichtige Tatsachenbehauptungen über den Arbeitnehmer enthalten sind, die diesen in seiner Rechtsstellung oder seinem beruflichen Fortkommen beeinträchtigen könnten
- eine inhaltliche Unbestimmtheit vorliegt
- der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt wird
In diesen Fällen kann ein gerichtlich durchsetzbarer Anspruch gemäß §§ 242, §1004 Abs.1 BGB geltend gemacht werden, der eine Rücknahme der Abmahnung sowie die Entfernung aus der Personalakte erfordert.
Über eine lange Zeit hinweg hatten Mitarbeitende, die eine Abmahnung erhalten hatten, die Möglichkeit, nach zwei bis drei Jahren - vorausgesetzt sie verhielten sich korrekt - vom Arbeitgeber die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu verlangen. Doch das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat diese Praxis mit seinem Urteil vom 19. Juli 2012 (Az. 2 AZR 782/11) geändert.
Demnach kann sich ein Arbeitgeber bei einer verhaltensbedingten Kündigung zwar nicht mehr auf eine mehrere Jahre alte Abmahnung stützen, da nach dieser Zeit die Warnfunktion der Abmahnung entfällt. Jedoch muss er die Abmahnung aus der Personalakte nur dann entfernen, wenn er kein berechtigtes Interesse an deren Aufbewahrung mehr hat. Eine Abmahnung kann weiterhin relevant sein, beispielsweise für Entscheidungen über Versetzungen oder Beförderungen, spätere Zeugnisbeurteilungen oder Kündigungen.
Nach der aktuellen BAG-Rechtsprechung kann der Arbeitgeber die Abmahnung somit auch weit länger als drei Jahre in der Personalakte belassen. Die Gerichte müssen im Einzelfall klären, ob das abgemahnte Verhalten rechtlich bedeutungslos geworden ist. Bei leichten Pflichtverstößen muss eine Abmahnung jedoch im Normalfall nach zwei bis drei Jahren entfernt werden, sofern der Mitarbeitende in dieser Zeit keine weiteren Verstöße begangen hat.
Ein Anspruch auf Entfernung der Abmahnung besteht grundsätzlich nur während des bestehenden Arbeitsverhältnisses. Nach dessen Beendigung haben Beschäftigte zwar weiterhin das Recht auf Einsicht in ihre Personalakte, jedoch in der Regel keinen Anspruch auf Entfernung einer zu Unrecht erteilten Abmahnung. Ein solcher Anspruch kann nur in Ausnahmefällen bestehen, wenn es objektive Anhaltspunkte dafür gibt, dass die Abmahnung auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses nachteilige Folgen für den Arbeitnehmer haben könnte (BAG, Urteil vom 19. April 2012, 2 AZR 233/11).
Ob aus datenschutzrechtlichen Gründen ein Anspruch auf Löschung von Abmahnungen nach Ende des Arbeitsverhältnisses bestehen kann, ist unklar. Einige Instanzgerichte sehen dies so, unabhängig davon, ob die Personalakten elektronisch oder in Papierform geführt werden. Eine endgültige Klärung durch das Bundesarbeitsgericht steht hierzu noch aus.
Quelle: BGB, BAG