Wichtige Änderungen bei den ELStAM ab 2025: Was Arbeitgeber wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine aktualisierte Fassung des ELStAM-Schreibens in Kraft, das das bisherige BMF-Schreiben vom 8. November 2018 ersetzt. Zudem wurden die Regelungen zur Einbeziehung beschränkt steuerpflichtiger Personen in das ELStAM-Verfahren, die ursprünglich 2019 veröffentlicht wurden, in den neuen Erlass integriert. Für Arbeitgeber ist es daher unerlässlich, sich mit den neuen Vorschriften vertraut zu machen, um mögliche Haftungsrisiken zu vermeiden.
Haftungsrisiken bei Fehlern oder fehlenden ELStAM
Ein zentraler Aspekt der Änderungen betrifft die Haftung des Arbeitgebers bei fehlerhaften oder fehlenden ELStAM-Daten. In bestimmten Fällen können Arbeitgeber für die Lohnsteuer verantwortlich gemacht werden, wenn beispielsweise ein Arbeitnehmer nicht in das ELStAM-Verfahren aufgenommen wurde, der Lohnsteuerabzug ohne die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale erfolgt oder fehlerhafte ELStAM zugrunde gelegt wurden. Auch das Fehlen einer Identifikationsnummer bei unbeschränkt steuerpflichtigen Arbeitnehmern kann zu Haftungsfragen führen. In diesen Fällen droht eine Haftung für den Differenzbetrag zwischen der einbehaltenen und abgeführten Lohnsteuer, zuzüglich möglicher Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag zur Steuerklasse VI.
Registrierung und Abruf der ELStAM-Daten
Arbeitgeber müssen sich einmalig auf der Internetseite www.elster.de unter „Mein ELSTER“ registrieren und die Authentifizierung durch die Wirtschafts-Identifikationsnummer oder die Steuernummer der lohnsteuerlichen Betriebsstätte vornehmen. Für den Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sind folgende Angaben erforderlich:
- Steueridentifikationsnummer des Beschäftigten
- Geburtsdatum des Arbeitnehmers
- Beginn des Dienstverhältnisses
- Referenzdatum, ab dem die ELStAM bereitgestellt werden sollen
- Angabe, ob es sich um das erste oder ein weiteres Dienstverhältnis handelt
Besondere Regelungen bei der Anmeldung von Dienstverhältnissen
Besonders wichtig ist, dass die Anmeldung eines ersten Dienstverhältnisses nur dann zulässig ist, wenn der Arbeitnehmer dies entsprechend mitgeteilt hat. Falls der Arbeitnehmer diese Information nicht bereitstellt, muss der Arbeitgeber das Dienstverhältnis als weiteres anmelden und die Lohnsteuer nach Steuerklasse VI berechnen.
Arbeitgeberwechsel: Was ist zu beachten?
Bei einem Wechsel des Hauptarbeitgebers sind ebenfalls bestimmte Schritte zu beachten. Der bisherige Arbeitgeber muss das Ende des Dienstverhältnisses unverzüglich der Finanzverwaltung mitteilen. Der neue Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer ebenfalls anmelden, damit die ELStAM automatisch bereitgestellt werden. Sollte der neue Arbeitgeber den Arbeitnehmer anmelden, bevor der alte Arbeitgeber die Abmeldung vorgenommen hat, richtet sich die Bereitstellung der ELStAM nach dem Referenzdatum der Anmeldung, wobei eine Kulanzfrist von sechs Wochen gewährt wird.
Technische Störungen und die Drei-Monats-Regelung
Auch technische Störungen können zu Problemen bei der Abrufung der ELStAM führen. In solchen Fällen dürfen Arbeitgeber für die Lohnsteuerberechnung die voraussichtlichen ELStAM bis zu drei Kalendermonate verwenden. Nach Ablauf dieser Frist muss rückwirkend Steuerklasse VI angewendet werden. Diese Regelung gilt auch für den Fall, dass fehlerhafte ELStAM aufgrund technischer Schwierigkeiten bereitgestellt werden, die zu einem unzutreffenden Lohnsteuerabzug führen.
Fazit: Sorgfältige Anmeldung vermeidet Haftungsrisiken
Die neuen Regelungen zu den ELStAM bringen einige wichtige Änderungen mit sich, die Arbeitgeber unbedingt beachten sollten, um Haftungsrisiken zu vermeiden. Eine sorgfältige Anmeldung und der rechtzeitige Abruf der ELStAM sind entscheidend für eine korrekte Lohnsteuerberechnung. Arbeitgeber sollten sich frühzeitig mit den neuen Vorschriften vertraut machen und bei Unklarheiten rechtzeitig Unterstützung einholen. Bei weiteren Fragen oder Unsicherheiten kann es hilfreich sein, sich an die zuständigen Finanzbehörden oder einen Fachberater zu wenden.